acta constitutiva en la gestion de un proyecto

foro del curso gestion de proyecto:acta constitutiva y sus interrogantes Qué mecanismos utilizarías para que el Acta de Constitución se convierta en un documento de referencia dentro de tu organización? Se han sumado propuestas tales como: Trabajar en conjunto con el área o la dependencia de comunicaciones para realizar una divulgación interna del proyecto. Incrementar la participación en el proceso de levantamiento de información previo a la formulación del proyecto y poder alinear todos los objetivos de cada persona que se vio involucrada. Establecer una política organizacional que implique la consulta del Acta de constitución por parte del equipo del proyecto Incluirla dentro de los documentos del Sistema de gestión de calidad, en el cual se mostraría la hoja de resumen con los principales interrogantes para la consulta de cualquier participante. Contar con una PMO (Oficina de gestión de Proyectos) para estandarizar procesos, formatos y plantillas. Identificar y señalar errores y problemas acontecidos en proyectos pasados (o potenciales) y argumentar sobre cómo el uso del AdC podría haberlos prevenido y evitaría su recurrencia. Varios participantes plantean utilizar como estrategia para lograr afianzar el Acta de Constitución, hacer uso de ella en todas las reuniones, para poder evaluar su cumplimiento, pero teniendo en cuenta que debe haber un mecanismo claro de cambios. Un participante propone incluir un mapa de actores como resultado de los diagnósticos previos antes de realizar el acta, lo cual es conveniente ya que la identificación de interesados es también un proceso dentro del inicio del proyecto. Por último rescato el comentario de un participante quien expresa que el Acta de Constitución, “es una fase clave en el proyecto y en mi experiencia tendemos a dedicar poco tiempo y reflexión al proyecto en esta fase y sentimos además muchas veces la presión de comenzar a hacer, a ejecutar. Cuando esto sucede muchas veces, más tarde nos surgen problemas imprevistos por falta de análisis en la fase inicial.” b) Si pudieras comparar el Acta de Constitución con algún documento de tu organización, ¿con cuál lo harías? Se continúa con la comparación del Acta de Constitución con diversos documentos. Algunos plantean como ejemplo para el caso de una empresa, con su Estatuto, su Plan Estratégico y Organizacional, su Memoria Institucional. Considerando que este caso estamos hablando del Acta de inicio de un proyecto en particular, lo que deberíamos procurar es que los lineamientos planteados se encuentren alineados con los de la organización en general. b) A tu entender, ¿cuáles serían los pasos para seguir después de la firma del Acta de Constitución? Algunos participante mencionan la realización de estudios previos de viabilidad. Recordemos que el Acta hace referencia a la intención del patrocinante de dar inicio al proyecto. Es decir que los estudios de factibilidad han sido anteriores al Acta de Constitución. Muchos participantes plantean como paso siguiente la constitución del equipo. Los procesos posteriores al inicio del proyecto son los procesos de planificación. Estos tienen una secuencia lógica, que vamos a desarrollar en los próximos módulos del curso que comienza por el alcance, los tiempos, los costos. Lo aconsejable es que en esta planificación participe un equipo inicial que luego será completado de acuerdo al plan de recursos humanos establecido de acuerdo al alcance, tiempos y costos previstos. También quiero mencionar la opinión de un participante que planteó que los pasos siguientes dependen del tipo de proyecto se desee realizar. En realidad, más allá de las particularidades de cada proyecto, hay un ciclo en la vida de los proyectos que es común, relacionado al inicio, planificación, ejecución, monitoreo y cierre. Sigamos el debate!! Adriana Salomón. Facilitadora PM4R. Si desea hacer este curso ingrese en: https://www.edx.org/